Preguntes freqüents

El Portal d'Arxius Espanyols (PARES) és la principal plataforma de difusió del Patrimoni Històric Documental Español, creada i gestionada per la Sotsdirecció General dels Arxius Estatals, del Ministeri de Cultura.

Contiene fitxes descriptives i imatges digitalitzades dels fons documentals conservats en els Arxius Estatals. No obstant això, en PARES no figura encara tota la documentació dels nostres arxius, a causa de l'enorme volum de la mateixa. Els continguts de PARES van augmentant a mesura que es desenvolupen els treballs arxivístics d'identificació, descripció i digitalització dels documents.

PARES no requereix donar-se de alta com a usuari. La consulta és lliure i gratuïta per a tots els ciutadans, tant de les informació descriptiva dels documents, com de les imatges associades a ells.

PARES ofereix dos models de cerca de continguts: Cerca de documents i Cerca de registres d'autoritat.

Se poden realitzar cerques senzilles tant de documents com de registres d'autoritat utilitzant els caixetins de cerca que apareixen en la part superior de la pantalla. Com a criteris per a les mateixes pot emprar la paraula o paraules que resultin rellevants o representatives del tema a consultar. Obtendrá com resultat un llistat de fitxes descriptives o registre d'autoritat que incloguin aquestes paraules i que puguin ser del seu interès.

Mitjançant els formularis de Cerca avançada es poden precisar les consultes utilitzant els diversos filtres que ofereix el sistema: per exemple, podem fitar la nostra cerca a un Arxiu concret, a unes dates determinades, a una signatura concreta.

Puede accedir al Manual de Cerca de PARES aquí.

PARES posa a la disposició dels seus usuaris un espai personal, l'Agenda, en la qual cada usuari pot guardar els resultats de les seves cerques, documents o registres d'autoritat.

L'Agenda sí que requereix un usuari i una contrasenya. En cas d'accedir per primera vegada, s'ha de prémer en “Nou usuari”, perquè l'investigador introdueixi les dades sol·licitades en el formulari que apareixerà en pantalla.

Puede accedir al Manual de l'Agenda de PARES aquí.

El Portal ofereix aquesta eina alternativa que utilitza tècniques d'intel·ligència artificial, en concret, mètodes de Reconeixement de Text Manuscrit (HTR) amb Indexación Probabilística. Aquest cercador permet accedir directament al text contingut en la documentació, mostrant aquelles parts on interpreta que pot estar el terme o termes sobre els quals s'ha realitzat la cerca, ja que identifica la distribució de les paraules directament sobre les imatges digitals. S'ha aplicat en cinc sèries documentals custodiades en els Arxius Estatals.

Puede accedir a PARES HTR des d'aquí.

Sí. A més de visualitzar les imatges dels documents digitalitzats, estan poden imprimir-se i guardar-se mitjançant les icones situades en la cantonada superior dreta del visor d'imatges, amb la finalitat de visualitzar-les en privat i amb finalitats educatives i de recerca. También existeix l'opció d'enviar per correu electrònic fins a 20 imatges en un arxiu PDF.

Las imatges de PARES compten amb una marca d'aigua dissenyada perquè a cap moment es dificulti la consulta, lectura, anàlisi i observació del tenor els documents, textuals o iconogràfics.

La marca d'aigua serveix per preservar el dret exclusiu del Ministeri de Cultura per a l'autorització, reproducció, distribució i comunicació pública de les imatges digitalitzades en els Arxius Estatals. Per a altres usos diferents als de consulta, finalitats educatives o recerca; així com per obtenir reproduccions de qualitat per a la seva reutilització o difusió pública, les persones interessades hauran d'atenir-se a l'indicat en la pregunta número 8.

Sí. L'investigador ha de contactar directament amb l'arxiu que custodia la documentació original mitjançant correu postal, electrònic o el formulari de contacte existent a la seva pàgina web. En la seva sol·licitud ha d'incloure les seves dades personals (adreça postal i nombre de NIF, NIE –nombre de resident– o passaport) i la signatura i títol dels documents que desitja reproduir. Els nostres companys de l'arxiu li enviaran un pressupost i li informaran sobre els mètodes de pagament.

Les tarifes, que són les mateixes per a tots els arxius depenents de la Sotsdirecció General dels Arxius Estatals, poden consultar-se aquí.

Per fer ús i difusió pública o per a la reutilització de les imatges contingudes en PARES, així com de les custodiades o que hagin estat facilitades per qualsevol dels Arxius Estatals, amb finalitats venals o no, s'haurà de contactar prèviament amb l'arxiu custodio de la documentació original; la persona interessada haurà de manifestar-ho expressament, mitjançant:

• Solicitud a l'Arxiu o Centre que custodia els documents (indicant si les finalitats són comercials o no).
• Signatura, si escau, del corresponent conveni, autorització d'ús o llicència de reutilització.
• Pago, si escau, de les tarifes establertes en virtut del que es disposa en la Llei 37/2007, de 16 de novembre (article 7) i Ordre CUL/1077/2011, de 25 d'abril, per la qual es fixen els preus públics.
• Compromís de respectar, si escau, els drets de propietat intel·lectual aplicables i la normativa vigent relativa a la protecció de dades de caràcter personal.

La petició haurà d'incloure les dades personals de la persona sol·licitant i el codi de referència/signatura del documento/s objecto de la reproducció/edició. En el cas de publicacions s'indicarà a més la pàgina/foli que es desitja reproduir, el títol de la publicació on es mostrarà la reproducció i el nom de la institució o persona sol·licitant.

A l'hora de citar les descripcions o imatges de PARES i de qualsevol documentació conservada en els nostres arxius, la forma correcta i obligatòria, és la següent:

MINISTERI DE CULTURA, Arxiu (indicar el nom complet de l'Arxiu), Codi de Referència o Signatura.

Si el que desitja és citar el recurs electrònic, la forma correcta és la següent:

MINISTERI DE CULTURA, Arxiu (indicar el nom complet de l'Arxiu), Codi de Referència o Signatura. Disponible en: (indicar URL persistent pres de la barra d'adreces del seu navegador) [consulta: indicar data de consulta].

Sí, tant les descripcions com les imatges poden compartir-se en X i Facebook usant les icones que apareixen en la part superior dreta del visor o de la descripció.

Los documents originals poden consultar-se a les sales d'investigadors dels Arxius Estatals. Per accedir a les mateixes, els únics requisits són ser major d'edat i presentar algun document acreditatiu d'identitat (NIF, NIE o Passaport), segons el que es disposa en el Reial decret 1266/2006, de 8 de novembre. Pot consultar les Normes per a l'accés i consulta de documents en els Arxius Estatals aquí.

En compliment de la normativa de protecció de dades personals, li informem que les seves dades seran incorporades al tractament denominat “Gestión d'Usuaris de PARES”, el responsable dels quals és la D.G. de Belles arts del Ministeri de Cultura (Plaza del Rei 1, Planta 0 - archivos.estatales@cultura.gob.es).

La finalitat del tractament és: Fitxer d'usuaris dels Arxius Estatals per al control d'accés a les Sales d'Investigadors i del patrimoni documental consultat en les mateixes, i la prestació de serveis als usuaris de la base de dades. Pot consultar la Informació Addicional al tractament aquí.

A més de PARES, es poden consultar altres bases de dades de caràcter temàtic. Aquestes poden contenir informació extreta, únicament, de fons conservats en els Arxius Estatals; o bé compartir dades proporcionades per altres institucions d'arxius.

Pueden consultar-se en: Microsities

El accés a la documentació dels Archivos Estatals es regula principalment pel que es disposa per les següents normes:

• Llei 16/1985, de 25 de juny, del Patrimoni Històric Español (arts. 57 i 62).
• Reial decret 1708/2011, de 18 de novembre, pel qual s'estableix el Sistema Español d'Arxius i es regula el Sistema d'Arxius de l'Administració General de l'Estat i dels seus Organismes Públics i el seu règim d'accés (cap. IV i disposició addicional 6ª).

La documentació és de lliure accés, excepte en els següents casos:

• Documentos el contingut del qual comporti risc per a la defensa i seguretat de l'Estat o per a l'esbrinament de delictes.
• Documentos que continguin dades de caràcter personal protegits per la legislació en la matèria.
• Documentación classificada conforme a la Llei 9/1968, de 5 d'abril, sobre secrets oficials o per disposició expressa de llei. 
• Malament estat de conservació.
• Manca d'un tractament tècnic que garanteixi un mínim control documental.
• Respeto a les clàusules restrictives contingudes en convenis d'ingrés de fons.
• Causas de força major (restauració del document, obres en les instal·lacions, recompte de fons, etc.)

Per a la consulta de documents que continguin dades de caràcter personal que puguin afectar a l'honor i intimitat de les persones la legislació estableixen una sèrie de terminis: 25 anys des de la data de la mort de la persona, si és coneguda, o 50 anys de la data dels documents, si s'entén raonablement exclosa la possibilitat de lesió del dret a la intimitat personal i familiar o el risc per a la seguretat de l'afectat i sempre de conformitat amb la normativa de protecció de dades (art. 57.c de la Llei 16/1985 i art. 28 del RD 1708/2011). Ha de tenir-se en compte que la legislació estableix que serà possible l'accés quan el sol·licitant acrediti un interès legítim, especificant que “a aquests efectes, s'entendrà que posseeixen interès legítim els qui sol·licitin l'accés per a l'exercici dels seus drets i els investigadors que acreditin que l'accés es produeix amb una finalitat històrica, científica o estadística (art. 28.3 del RD 1708/2011).