Preguntas frecuentes

El Portal de Archivos Españoles (PARES) es la principal plataforma de difusión del Patrimonio Histórico Documental Español, creada y gestionada por la Subdirección General de los Archivos Estatales, del Ministerio de Cultura.

Contiene fichas descriptivas e imágenes digitalizadas de los fondos documentales conservados en los Archivos Estatales. Sin embargo, en PARES no figura aún toda la documentación de nuestros archivos, debido al enorme volumen de la misma. Los contenidos de PARES van aumentando a medida que se desarrollan los trabajos archivísticos de identificación, descripción y digitalización de los documentos.

PARES no requiere darse de alta como usuario. La consulta es libre y gratuita para todos los ciudadanos, tanto de las información descriptiva de los documentos, como de las imágenes asociadas a ellos.

PARES ofrece dos modelos de búsqueda de contenidos: Búsqueda de documentos y Búsqueda de registros de autoridad.

Se pueden realizar búsquedas sencillas tanto de documentos como de registros de autoridad utilizando los cajetines de búsqueda que aparecen en la parte superior de la pantalla. Como criterios para las mismas puede emplear la palabra o palabras que resulten relevantes o representativas del tema a consultar. Obtendrá como resultado un listado de fichas descriptivas o registro de autoridad que incluyan dichas palabras y que puedan ser de su interés.

Mediante los formularios de Búsqueda avanzada se pueden precisar las consultas utilizando los diversos filtros que ofrece el sistema: por ejemplo, podemos acotar nuestra búsqueda a un Archivo concreto, a unas fechas determinadas, a una signatura concreta.

Puede acceder al Manual de Búsqueda de PARES aquí.

PARES pone a disposición de sus usuarios un espacio personal, la Agenda, en la que cada usuario puede guardar los resultados de sus búsquedas, documentos o registros de autoridad.

La Agenda sí que requiere un usuario y una contraseña. En caso de acceder por primera vez, se ha de pulsar en “Nuevo usuario”, para que el investigador introduzca los datos solicitados en el formulario que aparecerá en pantalla.

Puede acceder al Manual de la Agenda de PARES aquí.

El Portal ofrece esta herramienta alternativa que utiliza técnicas de inteligencia artificial, en concreto, métodos de Reconocimiento de Texto Manuscrito (HTR) con Indexación Probabilística. Este buscador permite acceder directamente al texto contenido en la documentación, mostrando aquellas partes donde interpreta que puede estar el término o términos sobre los que se ha realizado la búsqueda, ya que identifica la distribución de las palabras directamente sobre las imágenes digitales. Se ha aplicado en cinco series documentales custodiadas en los Archivos Estatales.

Puede acceder a PARES HTR desde aquí.

Sí. Además de visualizar las imágenes de los documentos digitalizados, estan pueden imprimirse y guardarse mediante los iconos situados en la esquina superior derecha del visor de imágenes, con el fin de visualizarlas en privado y con fines educativos y de investigación. También existe la opción de enviar por correo electrónico hasta 20 imágenes en un archivo PDF.

Las imágenes de PARES cuentan con una marca de agua diseñada para que en ningún momento se dificulte la consulta, lectura, análisis y observación del tenor los documentos, textuales o iconográficos.

La marca de agua sirve para preservar el derecho exclusivo del Ministerio de Cultura para la autorización, reproducción, distribución y comunicación pública de las imágenes digitalizadas en los Archivos Estatales. Para otros usos distintos a los de consulta, fines educativos o investigación; así como para obtener reproducciones de calidad para su reutilización o difusión pública, las personas interesadas deberán atenerse a lo indicado en la pregunta número 8.

Sí. El investigador ha de contactar directamente con el archivo que custodia la documentación original mediante correo postal, electrónico o el formulario de contacto existente en su página web. En su solicitud debe incluir sus datos personales (dirección postal y número de NIF, NIE –número de residente– o pasaporte) y la signatura y título de los documentos que desea reproducir. Nuestros compañeros del archivo le enviarán un presupuesto y le informarán acerca de los métodos de pago.

Las tarifas, que son las mismas para todos los archivos dependientes de la Subdirección General de los Archivos Estatales, pueden consultarse aquí.

Para hacer uso y difusión pública o para la reutilización de las imágenes contenidas en PARES, así como de las custodiadas o que hayan sido facilitadas por cualquiera de los Archivos Estatales, con fines venales o no, se deberá contactar previamente con el archivo custodio de la documentación original; la persona interesada deberá manifestarlo expresamente, mediante:

• Solicitud al Archivo o Centro que custodia los documentos (indicando si los fines son comerciales o no).
• Firma, en su caso, del correspondiente convenio, autorización de uso o licencia de reutilización.
• Pago, en su caso, de las tarifas establecidas en virtud de lo dispuesto en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre (artículo 7) y Orden CUL/1077/2011, de 25 de abril, por la que se fijan los precios públicos.
• Compromiso de respetar, en su caso, los derechos de propiedad intelectual aplicables y la normativa vigente relativa a la protección de datos de carácter personal.

La petición deberá incluir los datos personales de la persona solicitante y el código de referencia/signatura del documento/s objeto de la reproducción/edición. En el caso de publicaciones se indicará además la página/folio que se desea reproducir, el título de la publicación donde se mostrará la reproducción y el nombre de la institución o persona solicitante.

A la hora de citar las descripciones o imágenes de PARES y de cualquier documentación conservada en nuestros archivos, la forma correcta y obligatoria, es la siguiente:

MINISTERIO DE CULTURA, Archivo (indicar el nombre completo del Archivo), Código de Referencia o Signatura.

Si lo que desea es citar el recurso electrónico, la forma correcta es la siguiente:

MINISTERIO DE CULTURA, Archivo (indicar el nombre completo del Archivo), Código de Referencia o Signatura. Disponible en: (indicar URL persistente tomado de la barra de direcciones de su navegador) [consulta: indicar fecha de consulta].

Sí, tanto las descripciones como las imágenes pueden compartirse en Twitter y Facebook usando los iconos que aparecen en la parte superior derecha del visor o de la descripción.

Los documentos originales pueden consultarse en las salas de investigadores de los Archivos Estatales. Para acceder a las mismas, los únicos requisitos son ser mayor de edad y presentar algún documento acreditativo de identidad (NIF, NIE o Pasaporte), según lo dispuesto en el Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre. Puede consultar las Normas para el acceso y consulta de documentos en los Archivos Estatales aquí.

En cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, le informamos que sus datos serán incorporados al tratamiento denominado “Gestión de Usuarios de PARES”, cuyo responsable es la D.G. de Bellas Artes del Ministerio de Cultura (Plaza del Rey 1, Planta 0 - archivos.estatales@cultura.gob.es).

La finalidad del tratamiento es: Fichero de usuarios de los Archivos Estatales para el control de acceso a las Salas de Investigadores y del patrimonio documental consultado en las mismas, y la prestación de servicios a los usuarios de la base de datos. Puede consultar la Información Adicional al tratamiento aquí.

Además de PARES, se pueden consultar otras bases de datos de carácter temático. Estas pueden contener información extraída, únicamente, de fondos conservados en los Archivos Estatales; o bien compartir datos proporcionados por otras instituciones de archivos.

Pueden consultarse en: Micrositios

El acceso a la documentación de los Archivos Estatales se regula principalmente por lo dispuesto por las siguientes normas:

• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (arts. 57 y 62).
• Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (cap. IV y disposición adicional 6ª).

La documentación es de libre acceso, salvo en los siguientes casos:

• Documentos cuyo contenido entrañe riesgo para la defensa y seguridad del Estado o para la averiguación de delitos.
• Documentos que contengan datos de carácter personal protegidos por la legislación en la materia.
• Documentación clasificada conforme a la Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales o por disposición expresa de ley.
• Mal estado de conservación.
• Carencia de un tratamiento técnico que garantice un mínimo control documental.
• Respeto a las cláusulas restrictivas contenidas en convenios de ingreso de fondos.
• Causas de fuerza mayor (restauración del documento, obras en las instalaciones, recuento de fondos, etc.)

Para la consulta de documentos que contengan datos de carácter personal que puedan afectar al honor e intimidad de las personas la legislación establecen una serie de plazos: 25 años desde la fecha de la muerte de la persona, si es conocida, o 50 años de la fecha de los documentos, si se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos (art. 57.c de la Ley 16/1985 y art. 28 del RD 1708/2011). Ha de tenerse en cuenta que la legislación establece que será posible el acceso cuando el solicitante acredite un interés legítimo, especificando que “a estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística (art. 28.3 del RD 1708/2011).